Henkilötietolain (523/1999) 10§:n ja 24§:n mukainen rekisteriseloste.
Rekisterinpitäjä
Eurooppalainen Suomi ry
Eteläranta 10, 00130 Helsinki Y-tunnus: 0965856-2
Eurooppanuoret ry
Eteläranta 10, 00130 Helsinki Y-tunnus: 1711206-8
Rekisteriasioita hoitava henkilö
Jesse Jääskeläinen, Eurooppalaisen Suomen toiminnanjohtaja
+358 40 542 0990
Rekisteriasioita hoitava henkilö
Riitta Rönn, Eurooppanaisten sihteeri
sihteeri@eurooppanaiset.fi
Rekisterin nimi
Eurooppaliikkeen tietojärjestelmät (jäsenrekisteri FloMembers)
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen. Rekisteri toimii yhdistyslain tarkoittamana jäsenluettelona. Rekisteriä käytetään tiedottamiseen, ohjelmallisten verkostojen ylläpitämiseen, jäsenmaksuseurantaan sekä tilastollisiin ja edustusoikeusluetteloihin. Käsittelyperuste on tapauksesta riippuen yhdistyksen käyttötarkoituksiin perustuva oikeutettu etu ja asiakkaiden osalta jäsenyys.
Rekisterin sisältämät tiedot
Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
- • Henkilön etu- ja sukunimi
- • Sukupuoli
- • Sähköpostiosoite
- • Puhelinnumero
- • Syntymäaika / ei sotua
- • Kotiosoite
- • Postinumero ja paikkakunta
- • Liittymispäivämäärä
- • Aluejärjestö
- • Jäsennumero
Tietojen säilytys
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään yhden vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietojen säilyttämiseen käytetään ulkopuolisia palveluita kuten Google-palvelut ja Mailchimp, joiden ylläpitämät palvelimet saattavat fyysisesti sijaita EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Muita tietoja ei luovuteta. Eurooppalainen Suomi ry, Finland i Europa r.f., European Movement in Finland, Eteläranta 10, 00130 Helsinki Finland, www.eurooppalainensuomi.fi
Yhdistys voi myös ulkoistaa henkilötietojasi käsittelyn ulkopuolisille yrityksille, jotka voivat sijaita myös Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa, kuten Yhdysvalloissa. Nämä yritykset voivat käsitellä henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi infrastruktuuri- ja IT-palveluita, tai muita palveluja. Tällaisissa tapauksissa riittävästä tietoturvasta ja rekisterin käsittelystä huolehditaan EU-U.S – Privacy Shield -järjestelyllä, tai sopimusteitse käyttämällä EU-komission hyväksymiä mallilausekkeita.
Lisätietoja G-suite-palvelusta. Lisätietoja Mailchimp-palvelusta.
Profilointi: Järjestö voi osana henkilötietojen käsittelyä toteuttaa rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja viestejä.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Annetut tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmiin. Järjestelmiin sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmiin tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt ylläpitäjät. Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
Rekisteröidyn kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilöille.
Rekisteröidyn tarkastus-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
Tiedon korjaaminen
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi.
Eurooppanaiset ry